Organiser un voyage scolaire ne s’improvise pas. Le projet se construit un an avant le départ, dans un cadre écrit, budgété et autorisé. Ce guide réunit les étapes, les seuils réglementaires et les documents à produire, pour un collège ou un lycée. Il vise les séjours de deux à cinq jours, en France ou en Europe.
En bref
- Un projet écrit, autorisé par le chef d’établissement et validé par le conseil d’administration.
- Un rétroplanning de douze mois, du projet pédagogique au jour du départ.
- Un budget équilibré, avec la part des accompagnateurs isolée du coût par élève.
- Une mise en concurrence tracée, même sous les seuils de publicité.
- Quatre documents par élève : autorisation parentale, autorisation de sortie du territoire, pièce d’identité, fiche sanitaire.
Le projet pédagogique, point de départ obligatoire
Le voyage scolaire est facultatif. Il repose sur un projet écrit, présenté par l’enseignant au chef d’établissement.
Le projet pédagogique du voyage scolaire indique le niveau concerné, les programmes mobilisés, les activités prévues, le calendrier et l’exploitation en classe avant et après le séjour. Sans objectifs évaluables, le séjour devient une sortie récréative : plus fragile en cas de contrôle, plus difficile à défendre devant les familles.
Le chef d’établissement autorise par écrit. Il apprécie l’intérêt pédagogique et les conditions matérielles. Le projet doit être compatible avec le projet d’établissement. Le conseil d’administration se prononce ensuite sur la programmation et les modalités de financement. Sa délibération devient exécutoire quinze jours après sa transmission au préfet ou à l’autorité académique. Ce délai conditionne le lancement des réservations.
Une page suffit, si elle tient. Trois questions à trancher avant de choisir une destination : que verront les élèves que la classe ne peut pas montrer ? Quelle trace écrite reste au retour ? Qui porte le projet si l’enseignant organisateur est absent ?
Le rétroplanning, mois par mois
Un départ en mars se prépare en mars de l’année précédente. Le rétroplanning ci-dessous vaut pour un séjour de cinq jours à l’étranger, avec 45 à 55 élèves.
| Échéance | Étape | Actions |
|---|---|---|
| S-12 | Cadrage | Projet écrit, estimation budgétaire, accord du chef d’établissement |
| S-11 | Validation | Conseil d’administration : programmation et financement |
| S-10 | Consultation | Cahier des charges, sollicitation de trois à cinq prestataires |
| S-9 | Choix | Analyse des offres, négociation, notification |
| S-8 | Réservations | Transport, hébergement, visites, assurance annulation |
| S-7 | Familles | Réunion d’information, devis, calendrier de paiement |
| S-5 | Documents | Autorisations parentales, pièces d’identité, fiche sanitaire |
| S-4 | Encadrement | Accompagnateurs désignés, autorisations écrites, contrôle d’honorabilité |
| S-3 | Logistique | Trousseau, régimes alimentaires, PAI, plan de transport |
| S-2 | Administratif | Liste des accompagnateurs et note d’organisation transmises à la DSDEN |
| S-1 | Dernier point | Contacts d’urgence, trousse de secours, consignes de sécurité |
| J-0 | Départ | Listes émargées, répartition des groupes, référent par car |
Deux points de blocage reviennent. Les pièces d’identité, d’abord : un titre périmé décale un départ de plusieurs semaines. Le délai d’obtention varie selon les communes [délai à vérifier en mairie] ; la demande se lance onze mois avant. La consultation des prestataires, ensuite : autocars longs courriers et hébergements de groupes se réservent tôt pour les vacances de printemps.
Le budget prévisionnel et le coût par élève
Le budget d’un voyage scolaire doit être équilibré et détaillé, dépenses et recettes ligne par ligne. La participation des familles ne peut pas dépasser le coût réel du séjour pour l’élève. Le coût des accompagnateurs ne peut jamais être imputé aux familles, même indirectement : il figure à part, avec les ressources qui le couvrent.
Le coût par élève se calcule sur le total des dépenses élèves divisé par le nombre d’inscrits, frais annexes compris. Un départ à 48 élèves pour 50 places ne fait pas baisser le prix : il augmente le coût unitaire.
Exemple de budget type, séjour de cinq jours à Prague, 50 élèves et 4 accompagnateurs. Les montants sont des ordres de grandeur, à recalculer avec les devis.
| Poste | Part du total | Par élève | Remarque |
|---|---|---|---|
| Transport aller-retour en autocar | 45 % | 210 € | Deux conducteurs, temps de conduite réglementaire |
| Hébergement, 4 nuits, petit-déjeuner | 28 % | 130 € | Structure inscrite au catalogue national |
| Déjeuners et dîners | 16 % | 75 € | Dont un panier repas |
| Visites, guides, ateliers | 9 % | 40 € | Réservations nominatives |
| Assurance annulation et assistance | 2 % | 10 € | Recommandée sur les gros montants |
| Total par élève | 100 % | 465 € | 23 250 € pour le groupe |
| Part des 4 accompagnateurs | hors familles | 1 860 € | Établissement, FSE ou MDL, dons, subventions |
Trois leviers font baisser la facture sans dégrader le programme : la date, en évitant les vacances scolaires de la zone ; le forfait, en groupant transport, hébergement et visites ; le paiement, en proposant deux à trois échéances.
L’appel d’offres et le choix du prestataire
Un EPLE relève du code de la commande publique. Les marchés de services inférieurs à 60 000 € HT peuvent être conclus sans publicité ni mise en concurrence préalables (article R. 2122-8 du code de la commande publique). La dispense ne supprime ni l’obligation de choisir une offre pertinente, ni la nécessité de garder une trace écrite de la comparaison.
Au-delà de 60 000 € HT, procédure adaptée. Entre 90 000 € et 216 000 € HT, publicité obligatoire au BOAMP ou dans un support habilité à recevoir des annonces légales. À partir de 216 000 € HT, procédure formalisée avec publicité européenne.
Un point est régulièrement oublié : l’ensemble des voyages scolaires programmés sur une même année budgétaire constitue un seul et même marché. Trois séjours de 20 000 € ne se traitent donc pas séparément. L’appel d’offres voyage scolaire se prépare au niveau de l’établissement, pas seulement de la classe.
Le cahier des charges tient en six lignes : effectifs minimum et maximum, nature des transports et nombre de conducteurs, itinéraire et horaires, contenu des visites, conditions de paiement et d’annulation, dispositions de sécurité. La grille de notation en découle. Un exemple utilisable : prix 40 points, valeur pédagogique 30, sécurité et encadrement 20, références sur le même type de groupe 10.
Avant signature, demander l’attestation de responsabilité civile professionnelle, la garantie financière, les coordonnées du correspondant sur place et, pour l’hébergement, le référencement au catalogue national des structures d’accueil. Exiger aussi le détail des prestations incluses : entrées, guides, repas, taxes de séjour.
Les documents obligatoires (autorisation parentale, fiche sanitaire, pièces d’identité)
Quatre documents par élève, à collecter cinq mois avant le départ.
L’autorisation parentale de sortie scolaire. Obligatoire pour tout voyage, qui est facultatif par nature. Le formulaire officiel sert de base. La signature d’un seul titulaire de l’autorité parentale suffit, l’accord de l’autre étant présumé. La présomption tombe si un parent signale son désaccord : l’établissement recherche alors l’accord des deux. Un enfant faisant l’objet d’une interdiction de sortie du territoire ne peut pas partir, même avec une autorisation signée.
L’autorisation de sortie du territoire. Requise pour tout déplacement hors de France, y compris dans l’Union européenne et l’espace Schengen. L’original est conservé par l’enseignant pendant le séjour, accompagné d’une copie de la pièce d’identité du parent signataire. La validité est fixée par le signataire et ne peut excéder un an. Si l’enfant et le signataire ne portent pas le même nom, prévoir une pièce établissant l’autorité parentale.
La pièce d’identité. Passeport ou carte nationale d’identité en cours de validité, original. Pour un élève mineur étranger, ajouter le document de circulation pour étranger mineur. Vérifier enfin les exigences propres au pays d’accueil.
La fiche sanitaire. Elle recueille allergies, traitements, régimes et restrictions alimentaires. L’établissement y joint une autorisation écrite de prodiguer les soins courants. Les éléments médicaux confidentiels et les projets d’accueil individualisés sont remis sous pli cacheté et conservés par l’enseignant pendant tout le séjour. La carte européenne d’assurance maladie est recommandée, jamais exigée.
Une attestation d’assurance scolaire ne peut pas être réclamée aux familles. La souscription reste vivement conseillée, notamment pour les accompagnateurs bénévoles.
L’encadrement et le taux d’accompagnateurs
Dans le second degré, aucun ratio national ne fixe le nombre d’accompagnateurs. C’est le chef d’établissement qui l’arrête, selon l’âge des élèves, l’effectif, la durée du déplacement et les risques du parcours. La responsabilité est réelle : elle suppose une évaluation écrite, pas une reconduction d’une année sur l’autre.
Trois règles encadrent la composition de l’équipe. Un enseignant au moins encadre le groupe. Chaque adulte doit être autorisé par écrit par le chef d’établissement, qui vérifie au préalable les autorisations de son employeur. Les accompagnateurs autres que les personnels de l’éducation nationale sont soumis à un contrôle d’honorabilité par les services départementaux, sur la base de leur nom de naissance, prénom, date et lieu de naissance.
Deux personnes ne comptent pas dans l’encadrement : l’accompagnant d’élève en situation de handicap, dont la mission porte sur un élève, et le volontaire en service civique. Le conducteur du car ne compte pas davantage.
En pratique, un accompagnateur voyage scolaire pour dix à douze élèves constitue une base de travail pour un séjour en ville. La présence d’une personne formée aux premiers secours est recommandée. Une répartition nominative des groupes, écrite avant le départ, vaut mieux qu’un appel improvisé sur le parvis.
Financer le voyage
La priorité est de limiter la contribution des familles, sans exclure personne pour des raisons financières. Les recettes mobilisables sont connues : ressources propres de l’établissement, foyer socio-éducatif au collège, maison des lycéens au lycée, subventions de la commune, du département ou de la région, crédits de l’État, fonds sociaux, dons, apports d’entreprises ou de fondations sans contrepartie publicitaire.
Le financement participatif via La Trousse à projets, plateforme créée à l’initiative du ministère, accepte les voyages scolaires dès lors que la dimension pédagogique est démontrée. La campagne dure soixante jours au maximum et les fonds sont versés si l’objectif est atteint.
Les chèques-vacances sont acceptés si l’établissement est agréé par l’ANCV. Les échéanciers de paiement se proposent spontanément, en deux ou trois fois. Le détail des dispositifs et des démarches figure dans notre page sur les aides pour un voyage scolaire.
Un don affecté garde son affectation : il peut financer la part des accompagnateurs, ce que la contribution des familles ne peut pas faire.
Communiquer avec les familles
Une réunion d’information est obligatoire avant le départ. Elle porte sur le programme, les conditions matérielles, le coût, le calendrier de paiement et les documents à fournir.
Trois supports suffisent : une note synthétique d’une page, un calendrier de paiement daté, une liste de trousseau adaptée à la saison et au pays. Les questions récurrentes portent sur l’argent de poche, le téléphone, les médicaments et l’assurance.
Le silence coûte cher. Un message par mois, même court, évite les rumeurs et les désistements de dernière minute. Les élèves qui ne partent pas sont accueillis dans l’établissement ; les demandes d’absence pour convenance personnelle suivent un autre circuit, détaillé dans notre article sur la demande d’absence scolaire pour un voyage.
Pourquoi l’Europe de l’Est pour un premier voyage
Un premier voyage scolaire europe de l’est répond à trois contraintes : le budget, la distance et la densité culturelle.
Les coûts d’hébergement et de restauration restent inférieurs à ceux des capitales d’Europe de l’Ouest, à programme équivalent. Les distances en autocar demeurent maîtrisées depuis la moitié est de la France. Et les villes se visitent à pied : un centre historique dense vaut mieux qu’une succession de trajets.
Les programmes possibles sont variés. La Pologne associe histoire et mémoire, avec Cracovie et Auschwitz. La Hongrie offre un terrain d’analyse urbaine à Budapest. La Roumanie propose un dépaysement linguistique et rural. La République tchèque combine architecture, musique et sciences. Le choix dépend du programme, pas de la mode.
Les meilleurs séjours sont ceux qui tiennent sur un axe : deux villes maximum, trois sites majeurs, une journée de respiration. Retrouvez nos destinations sur la page des voyages scolaires en Europe de l’Est, et les programmes détaillés pour la Pologne, la Hongrie, la Roumanie et la République tchèque.
FAQ
Peut-on organiser un voyage scolaire sans projet pédagogique ?
Non. Le chef d’établissement autorise sur la base d’un projet écrit, dont les objectifs pédagogiques et éducatifs doivent être précis. Le conseil d’administration se prononce ensuite sur la programmation et le financement.
Quelle est la durée maximale d’un séjour ?
En principe cinq jours, avec au moins une nuitée. Les séjours de mobilité européenne et les classes de découverte peuvent dépasser cette durée.
Combien d’accompagnateurs pour 50 élèves au lycée ?
Aucun ratio national ne s’applique dans le second degré. Le chef d’établissement fixe le nombre selon l’âge, l’effectif, la durée et les risques. Un accompagnateur pour dix à douze élèves est une base courante.
Qui paie la part des accompagnateurs ?
Jamais les familles, même indirectement. Elle est couverte par l’établissement, le foyer socio-éducatif, la maison des lycéens, des dons ou des subventions. Les remises commerciales obtenues du prestataire bénéficient à l’ensemble des participants.
Faut-il un appel d’offres pour un voyage de 50 élèves ?
Tous les voyages de l’année budgétaire forment un seul marché. Sous 60 000 € HT, dispense de publicité et de mise en concurrence, mais comparaison des offres et traçabilité exigées. Au-delà, procédure adaptée.
Une attestation d’assurance peut-elle être exigée ?
Non. Sa présentation ne peut pas être réclamée, pour une sortie comme pour un voyage. La souscription est vivement recommandée, ainsi que la carte européenne d’assurance maladie pour un séjour en Europe.
Sources utiles
- Guide relatif à l’organisation des sorties et voyages scolaires dans le second degré, éduscol, décembre 2025.
- Circulaire du 16 juillet 2024 relative à l’organisation des sorties et voyages scolaires, education.gouv.fr.
- Sortie ou voyage scolaires au collège et au lycée, service-public.fr.
- Autorisation de sortie du territoire et formulaire d’autorisation de participation d’un élève mineur, service-public.fr.
- Seuils de publicité des marchés publics, service-public.fr ; article R. 2122-8 du code de la commande publique, legifrance.gouv.fr.
- Financez vos projets avec la Trousse à projets et catalogue national des structures d’accueil et d’hébergement, éduscol.
Un séjour se prépare mieux avec un interlocuteur qui connaît les contraintes d’un établissement. Demandez un devis de voyage scolaire : programme, budget détaillé et calendrier, sans engagement.